Mit dem neuen digitalen System für den Einlass in die Tafel Ravensburg des DRK-Kreisverbandes Ravensburg wird die Methode nicht nur gerechter, sondern auch die Arbeit für die ehrenamtlich Tätigen erleichtert. Tafelleiter Siegfried Müller ist es außerdem ein Anliegen, dass die Ansammlung vor der Tür des Ladens von mitunter bis zu 50 Personen dadurch der Vergangenheit angehören wird. 

Warteschlange ade

Für den Einkauf in der Tafel Ravensburg haben die Berechtigten bisher Einlassnummern gezogen. Obwohl nach dem Zufallsprinzip verteilt, war es nicht grundsätzlich gleichberechtigt, weil der Zufall manchmal auch wollte, dass Personen öfter hintereinander hohe Nummern erhielten und in Folge länger auf den Einkauf warten mussten als andere. „Manche fühlten sich dadurch benachteiligt,“ sagt Siegfried Müller. Was ihn bislang besonders störte, war die große Warteschlange vor dem Laden, die teilweise auch hinderlich für den Anwohnerverkehr war. Die Berechtigten würden das neue System außerdem überwiegend begrüßen. Offizieller Startschuss dafür ist ab 2. Dezember.

Die gute Vorbereitung lohnt sich

Zur Vorarbeit gehörte es, alle Tafelkundinnen und -kunden in einer Stammliste zu erfassen. Derzeit sind es rund 320 Ausweise für 720 berechtigte Personen. Alle Ausweisbesitzerinnen und -besitzer können einmal die Woche künftig für jeweils eine Viertelstunde an einem bestimmten der fünf geöffneten Tage einkaufen. Es gibt acht sogenannte Zeitzonen. Da nicht alle gut Deutsch sprechen und lesen, sind den jeweiligen Terminen und Zeiten Farben zugeordnet. Die Erfassung läuft über einen Barcode, der am Eingang gescannt wird. Dafür wurden alle Berechtigungsscheine in der Vorbereitung mit einem Etikett versehen. Darauf steht außer dem generierten Barcode auch der Vor- und Zuname sowie der Wochentag und die Farbe. Für jeden künftigen Einkauf rückt die Zeit um eine Viertelstunde weiter. Das heißt: Alle rotieren und kommen verlässlich zu der festgelegten Zeit an die Reihe. Je Zeit-Slot haben ungefähr sechs Personen Zutritt in den Laden. Neue Berechtigte legt Siegfried Müller ebenfalls mit Hilfe einer Maske an, alles weitere erledigt das System. Der jeweilige Einlassplan ist immer für acht Wochen im Voraus festgelegt.

Einfaches System für alle Beteiligten

Wann die Zeit für den Einkauf ist, können Tafel-Berechtigte auch auf einer Auflistung sehen, die jeder einzelne ebenfalls als Papierausdruck erhält. Ein Vorteil für die Tafelkunden ist auch, dass sie jetzt andere Termine rund um ihren Einkauf planen können und längere Wartezeiten entfallen. Für die Tafel wiederum ist die Kombination Barcode und Berechtigungsschein insofern interessant, als dass auf den ersten Blick erkennbar ist, ob die Berechtigung noch gültig ist. Ist dies nicht der Fall, muss der Kunde sie zeitnah verlängern lassen. Falls nötig, darf er einmal noch mit dem abgelaufenen Schein einkaufen.

Organisation braucht weniger Zeit

„Für das Tafel-Team wird es durch das digitale Einlasssystem weniger zeitaufwendig“, sagt Siegfried Müller, der das System eine einfache aber wirkungsvolle Lösung findet. Programmiert hat es nach seinen Vorgaben und Vorstellungen auf Basis des Excel-Programms sein Schwiegersohn. Der übernimmt ehrenamtlich auch den zeitnahen Support. Allerdings ist Siegfried Müller überzeugt, dass es lediglich Kleinigkeiten sein werden, die in dem simplen Programm unter Umständen nachjustiert werden müssen. Ein Vorteil ist auch die statistische Erfassung von Daten, die im Hintergrund programmiert ist. Zur Neuerung sagt der Tafelleiter: „Wir hoffen, dass wir so zeitlich, organisatorisch und arbeitstechnisch Entspannung reinbekommen.“